J’avais déjà vu passer Craft au même titre que d’autres solutions d’édition de documents au cours des dernières années, mais je n’en avais retenu aucune car il me manquait des fonctionnalités de gestion de projet et de tâches notamment, qui sont essentielles pour moi. Ça fait plusieurs années maintenant que j’utilise Notion pour gérer mon activité professionnelle essentiellement. J’ai travaillé avec d’autres freelances pour la mise en place d’espaces de travail dédiés, et j’utilise également Notion comme espace de travail collaboratif avec mes clients. J’ai pu constater qu’au fil des années, la solution s’était enrichie de nombreuses fonctionnalités qui ont également complexifié sa prise en main et que beaucoup avaient du mal à s’y retrouver, passant plus de temps à questionner le fonctionnement de l’outil qu’à travailler dedans. Et à poser la question de la gestion des données.
J’ai découvert récemment que Craft avait mis en production une nouvelle version en novembre 2024, qui intègre notamment une gestion des tâches complètement repensée avec un calendrier, et des collections qui s’apparentent à des bases de données. Et je me suis demandée si Craft était une solution envisageable pour remplacer Notion, une alternative européenne pour ma gestion de projet et pour collaborer avec mes clients, qui recherche une plus grande simplicité d’usage. Je vous livre ici mes premières impressions après quelques jours de tests et d’étude de cet outil.
- Craft privilégie la transparence sur la localisation des données
- Craft simplifie la gestion des tâches en proposant une expérience fluide entre to-do list et tâches éparpillées au sein des documents
- Les collections de Craft n'arrivent pas à la cheville des bases de données Notion, mais leur simplicité est bienvenue
- Travailler dans Craft et partager son contenu facilement : un pari réussi
- Des options poussées de mise en forme pour un rendu visuel très agréable
- Une approche "mobile first" réussie
Craft privilégie la transparence sur la localisation des données
Dans un premier temps, un peu naïvement, j’ai pensé que Craft étant une société hongroise et donc européenne, les données seraient forcément stockées dans l’Union européenne. Ce n’est pas le cas puisque les données renseignées dans Craft sont hébergées sur les serveurs Amazon Web Services, comme de nombreuses solutions cloud actuelles.
Cependant, Craft se distingue par sa transparence et ses engagements concrets. L’entreprise se conforme strictement au RGPD et détient une certification SOC 2 Type II renouvelée chaque année. Surtout, Craft s’engage fermement à ne jamais vendre vos données à des tiers ni les utiliser pour la publicité, ce qui n’est pas négligeable dans le contexte actuel. L’entreprise applique également le principe du « moindre privilège », limitant l’accès aux données au strict nécessaire pour chaque employé.
Cette approche transparente, combinée à des facilités d’export très étendues dans de multiples formats, permet de maintenir un contrôle effectif sur ses données. Craft tient par ailleurs à faciliter l’export des données, que ce soit ponctuellement ou définitivement si jamais vous vouliez quitter l’outil au bout de quelques mois ou quelques années. Et contrairement à certains concurrents, ces exports ne sont pas limités selon les forfaits utilisés.
Craft simplifie la gestion des tâches en proposant une expérience fluide entre to-do list et tâches éparpillées au sein des documents
La façon de gérer les tâches dans Craft Docs est ce qui m’a donné envie de tester, et pourquoi pas de déplacer mon espace de travail quotidien de Notion vers Craft. Comme dans beaucoup d’outils de ce type, on peut ajouter à la volée des cases à cocher au sein des documents sur lesquels on travaille. Sauf qu’à la différence de Notion, on retrouve ces to-do regroupées automatiquement au niveau des pages et/ou au niveau des pages parentes (donc potentiellement au niveau des projets). Si on renseigne une date d’échéance ou de travail, les tâches de retrouvent également automatiquement dans le calendrier. Cela facilite grandement l’organisation à mon sens.
Pour comparer avec Notion, cette gestion « centralisée » des tâches est alourdie par l’obligation de créer des bases de données, et la « home page » proposée par Notion, qui est la seule option permettant simplement de visualiser ses tâches provenant de projets (ou de pages) différents, est très peu personnalisable.
Cerise sur le gâteau, Craft propose nativement deux types de dates : la date d’échéance et la date de travail. Super pratique pour organiser son travail et paramétrer des rappels réellement pertinents !
Les collections de Craft n’arrivent pas à la cheville des bases de données Notion, mais leur simplicité est bienvenue
Craft a introduit dans ses documents les « collections », qui sont l’équivalent des bases de données que vous pouvez trouver dans Notion. Cependant, le niveau de fonctionnalité proposé n’est pas du tout le même. Si vous êtes du genre à paramétrer des dizaines de formules complexes et à multiplier les types de propriétés, vous allez être déçus. Mais si vous souhaitez simplement une manière d’organiser vos listes de contenus par exemple, les collections sont faites pour vous. Vous pouvez ajouter des tags, dates, URL, cases à cocher… et même créer des relations entre les collections (en version bêta). De mon expérience, cela suffit pour construire des espaces collaboratifs efficaces et simples. Je déplore quand même le fait de ne pouvoir (encore ?) visualiser les collections sous différents formats (calendrier, kanban…).
Travailler dans Craft et partager son contenu facilement : un pari réussi
Une autre petite fonctionnalité qui est très importante pour moi : la possibilité de partager des pages, et de collaborer sur des documents, sans imposer la création d’un compte Craft. Quand on travaille avec des clients qui n’utilisent pas les mêmes outils que soi, c’est la seule option qui permettent à tout le monde de s’y retrouver ! Cela laisse beaucoup plus de simplicité dans l’usage. On peut continuer à utiliser l’outil que l’on souhaite sans imposer nos choix à nos partenaires.
En plus des options de partage, on peut facilement exporter depuis Craft son contenu dans d’autres outils (de prise de note ou de gestion de tâches, par exemple), et surtout exporter son contenu dans différents formats : PDF, image, Microsoft Word, markdown, impression… Cela peut sembler évident, mais il y a quelques mois encore, il n’était plus possible d’exporter une page Notion au format PDF avec un forfait gratuit, ce qui a bien fait grincer des dents mon client ! J’apprécie donc de pouvoir commencer mon travail dans Craft, et le terminer ailleurs si cela correspond mieux à mon besoin ou à celui des personnes avec qui je travaille.
Et enfin, on peut publier une page Craft sur le web en quelques clics grâce à un lien secret, ou « présenter » son document sous forme de diapositives. Ces options, combinées aux larges possibilités de mise en page, me semblent super intéressantes à étudier quand on souhaite présenter un contenu professionnel à des partenaires ou des prospects / clients.
Des options poussées de mise en forme pour un rendu visuel très agréable
Craft a été conçu pour créer de beaux documents, et il n’est donc pas surprenant de trouver de nombreuses options pour personnaliser la mise en page ! Comme dans Notion, les documents se construisent par blocs : texte, image, séparateur, listes, liens… Craft offre également plusieurs manières de visualiser des sous-pages, propose des sauts de page (très utiles pour l’export ou le mode « présenter ») et permet même d’incorporer des tableaux blancs ou des « sketchs » qui facilitent l’écriture ou le dessin à la main (très pratique depuis l’iPad !).
Le style de chaque document est personnalisable, avec un fond, une image de couverture et quelques polices. On peut même utiliser du washi tape en lieu et place des séparateurs ! Le texte lui-même utilise le markdown, et la grande différence avec Notion sont les options de mise en forme « standard » quand on vient d’éditeurs de textes comme Microsoft Word : la possibilité de centrer ou d’aligner du texte, et un plus grand choix de couleurs. Craft permet réellement de construire des documents à l’image de son entreprise.
Une approche « mobile first » réussie
Même si maintenant on peut l’utiliser de manière tout à fait transparente sur desktop ou via leur application web, toute l’application a été pensée pour fonctionner et être très facile d’utilisation depuis des applications sur téléphone ou sur tablette.
Cela explique certaines décisions ou manquements apparents (comme la possibilité de créer deux colonnes dans une page) : même avec les nouvelles évolutions, Craft se veut résolument mobile. Pour moi, c’est argument de poids pour travailler en remote : je télétravaille souvent depuis un espace de coworking, je me déplace chez mon client… Je travaille donc régulièrement sur trois tailles d’écran différentes, en plus de mon téléphone pour ajouter des notes à la volée ou vérifier des informations. Sur Notion, j’ai été obligée de créer des pages différentes en fonction des devices cibles. C’est évidemment très lourd à construire et à maintenir.
Craft semble beaucoup plus souple, c’est très agréable de travailler dessus quelque soit l’appareil. L’application mobile est super bien faite et permet vraiment de s’en sortir très facilement pour gérer aussi bien le fond que la mise en page. Donc ça pour moi c’est un plus, notamment pour les freelances qui aiment bien se balader de chez leurs clients à l’espace de coworking, leur bureau personnel en télétravail et qui aiment pouvoir noter leurs idées à la volée sur leur téléphone n’importe où, n’importe quand.
Après ces premiers jours de test, je considère Craft comme une alternative sérieuse à Notion pour certains profils spécifiques. Craft Docs conviendra particulièrement aux freelances et petites équipes qui privilégient la simplicité d’usage, la mobilité et le contrôle de leurs données, sans avoir besoin de créer des workflows complexes avec des dizaines de formules et d’automatisations. Si vous passez plus de temps à configurer vos espaces de travail Notion qu’à travailler dedans, alors il peut être intéressant de vous pencher sur Craft. Attention, comme pour tout nouvel outil, je vous invite à tester l’esprit ouvert en vous concentrant sur vos besoins réels (et non en essayant de répliquer ce que vous aurez construit sur un autre outil).
La vraie question n’est donc pas de savoir si Craft peut remplacer Notion à 100%, mais plutôt si vos besoins réels nécessitent vraiment cette complexité. D’autres articles viendront sur le sujet avec des tests plus poussés et plus détaillés sujet par sujet. N’hésitez pas à me dire quels aspects vous intéressent le plus !